Ritardi negli uffici, omissioni o scorrettezze della pubblica amministrazione. Sono questi i casi in cui un singolo cittadino, un gruppo di cittadini o delle associazioni, possono chiedere l’intervento del difensore civico.
Questa figura interroga gli uffici oggetto della richiesta per avere spiegazioni sui motivi che hanno comportato il malfunzionamento dell’amministrazione pubblica nei confronti di un privato e invita entro termini precisi a risolvere la situazione. L’obiettivo finale dell’intervento del difensore civico è chiudere la pratica, correggendo eventuali errori o promuovendo, dove necessario, delle azioni disciplinari.
Per compiere il suo dovere, il difensore civico può anche consultare documenti e acquisire informazioni, convocare il responsabile dell'ufficio "incriminato" e compiere degli accertamenti. Analogamente, riferisce all'Amministrazione interessata per le anomalie e le disfunzioni riscontrate che incidono sulla qualità e regolarità dell'attività amministrativa. Se svolgendo il suo lavoro viene a conoscenza di fatti che costituiscono reato, ne informa immediatamente l’autorità giudiziaria.
È bene comunque ricordare che il difensore civico, in alcuni casi particolari, non può intervenire. Per esempio non spetta a lui regolare le controversie tra due privati, oppure intervenire nelle scelte politiche di un’amministrazione o nella tutela dei rapporti di lavoro. Allo stesso modo il difensore civico non si sostituisce ai funzionari comunali, non si preoccupa dei ricorsi agli organi di giustizia amministrativa o civile, non interviene nei confronti di un ufficio prima che il cittadino interessato, con i mezzi a propria disposizione, abbia fatto ogni tentativo per risolvere la situazione. Infine, il difensore civico non interviene sui verbali che accertano un’infrazione del codice della strada o una violazione rilevata dai controllori sui mezzi di trasporto pubblico.